Digitalizarea tot mai accelerată forțează firmele să aleagă soluții eficiente pentru semnarea documentelor. Două opțiuni se detașează clar: semnătura electronică pe dispozitiv fizic (token) și semnătura electronică în Cloud. Ambele sunt certificate calificat și au valoare legală, dar diferențele practice – de adaptare la modul de lucru al companiei, de costuri, de mobilitate – pot face ca una să fie mult mai potrivită decât cealaltă. Înainte de a decide, merită să înțelegi avantajele și compromisurile fiecărei versiuni.
Ce înseamnă fiecare
- Semnătura pe token implică un dispozitiv fizic (de obicei USB) care stochează certificatul digital. Actul de semnare se face local, pe calculator, utilizatorul controlează dispozitivul, codul PIN și procesul de autentificare. Este o metodă bine testată, cu un nivel ridicat de securitate.
- Semnătura în Cloud (sau certificat la distanță) presupune stocarea certificatului digital pe servere securizate, acces prin internet și autentificare cu mai mulți factori. Documentele pot fi semnate de pe laptop, tabletă sau telefon, oriunde există conexiune la internet.
Avantaje și dezavantaje
| Criteriu | Semnătură pe token | Semnătură în Cloud |
| Control fizic al securității | Certificatul este stocat local pe dispozitiv, ceea ce oferă control direct asupra lui. | Certificatul este gestionat de furnizor, iar accesul se face prin autentificare multifactor. |
| Mobilitate / accesibilitate | Utilizarea este limitată la calculatorul unde ai tokenul. | Poți semna de pe mai multe dispozitive, inclusiv de pe mobil. |
| Compatibilitate cu sisteme / platforme | Necesită instalarea unor drivere și aplicații dedicate. | Funcționează direct online, fără instalări suplimentare. |
| Costuri și mentenanță | Include costul tokenului fizic + certificatul. | Doar certificatul digital, fără hardware, dar pot apărea limitări în funcție de pachet. |
| Timpul de implementare | Mai lent – livrare token, instalare și configurare. | Activare rapidă – identificare video și emitere online. |
Cum alegi între Token și Cloud
Alegerea nu are un răspuns universal valabil, pentru că depinde de modul în care lucrează compania ta și de prioritățile pe care le ai.
- Control și securitate – atunci când vrei să știi că certificatul tău digital rămâne strict în posesia ta, soluția clasică cu token semnatura electronica rămâne una dintre cele mai sigure opțiuni. Dispozitivul fizic este la tine, iar accesul se face prin cod PIN, ceea ce reduce semnificativ riscul de utilizare neautorizată.
- Dacă ai nevoie de mobilitate și acces rapid – semnătura în Cloud este mult mai flexibilă. Angajații care lucrează remote sau echipele distribuite pot semna documente de oriunde, fără grija unui token fizic.
- Dacă volumul de documente este mare și procesele trebuie accelerate – soluțiile cloud oferă scalabilitate și timpi mai reduși de procesare.
În final, merită să analizezi modul de lucru al echipei și contextul în care vei folosi semnătura. O semnătură electronică token sau cloud îți oferă certitudinea că alegi o soluție recunoscută legal, sigură și adaptată cerințelor digitale actuale.
Concluzie
Alegerea dintre semnătura electronică pe token și cea în Cloud depinde de modul în care lucrezi și de prioritățile companiei. Dacă pui accent pe control fizic și siguranță locală, tokenul rămâne o soluție solidă. Dacă mobilitatea și rapiditatea sunt mai importante, varianta Cloud este mai potrivită.
În orice caz, o semnătură electronică token sau cloud, disponibile și pe amcsign.ro, îți garantează recunoașterea legală în România și Uniunea Europeană.
Bibliografie
- Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS)
- Legea nr. 214/2024 privind semnătura electronică în România
- Autoritatea pentru Digitalizarea României – Lista furnizorilor calificați
