Fie că ești proprietarul unei mici afaceri, manager de depozit sau vrei să-ți organizezi mai bine lucrurile acasă, inventarul poate fi de cele mai multe ori o sarcină intimidantă.
Dar nu trebuie să fie așa! Și pentru a-ți veni în ajutor, în acest articol îți vom oferi câteva recomandări pentru ca procesul să fie mult mai ușor și mai puțin costisitor. Vrem să te ajuți să realizezi un inventar în mai puțin timp, cu mai puțin efort, dar și costuri mai mici. Hai să vedem cum!
Înainte de a trece la acele modalități despre care spuneam mai sus, să ne amintim ce este un inventar.
Un inventar este o listă detaliată a bunurilor, echipamentelor sau altor active deținute de o persoană, o companie sau o entitate. Rolul inventarului este să înregistreze și monitorizeze proprietățile materiale, să evidențieze cantitățile disponibile și să urmărească modificările apărute în timp.
Altfel spus, cu ajutorul unui inventar poți gestiona mai ușor stocurile pentru că ai o imagine precisă a ceea ce este disponibil și unde se află fiecare element.
Cum realizezi un inventar? Manual, cu ajutorul hârtiei și a creionului sau electronic, folosind software-uri specializate și tehnologii precum scanere de coduri de bare.
Cum reduci numărul orelor alocate unui inventar?
Iată câteva modalități ușoare prin care timpul alocat inventarului poate fi mai scurt:
Este necesar pentru început să-ți analizezi nevoile.
Începe prin a înțelege ce trebuie să inventariezi. Fie că sunt produsele din magazin, echipamentele din depozit sau bunurile personale, fă o listă detaliată a articolelor pe care trebuie să le urmărești.
Gândește-te la o metodă eficientă de organizare
Poți utiliza foi de calcul în Excel sau Google Sheets pentru un inventar electronic sau poți alege varianta tradițională cu un caiet și o hârtie. Important este să găsești cea mai simplă și mai eficientă metodă pentru tine. La fișierele Excel ai acces și fără internet, dar dacă lucrezi în Drive, ai nevoie de conexiune la internet.
Folosește tehnologia
Există o mulțime de aplicații și software-uri specializate pentru gestionarea inventarului, accesibile sau chiar gratuite, care pot să-ți ușureze considerabil munca și să-ți ofere funcționalități precum scanarea codurilor de bare și generarea de rapoarte.
Prioritizează etichetarea corectă
O etichetare clară și precisă poate face minuni pentru eficiența inventarului tău. Folosește o etichetă distinctă cu informații relevante, cum ar fi numărul de identificare, descrierea și locația, pentru fiecare articol.
Folosește etichete termice autoadezive și imprimante etichete pentru un proces mult mai organizat și mai ușor. Poți atașa aceste etichete, produselor, cutiilor din orice material, plicurilor cu documente etc. Cu ajutorul lor poți marca intrarea și ieșirea produselor din gestiune, poți organiza cutiile în funcție de categorii pe care le poți plasa în zone delimitate în depozit.
Sunt etichete ieftine pe care le poți folosi în diverse aplicații și pentru care nu ai nevoie de reumplerea cartușelor.
Obișnuiește-te să faci inventarul regulat
Nu lăsa inventarul să se adune și să devină o sarcină monumentală. Stabilește un program regulat pentru actualizarea inventarului, astfel încât să fii mereu la curent cu ceea ce ai în stoc și să poți interveni rapid în caz de discrepanțe sau pierderi.
Automatizează procesele repetitive
Identifică activitățile repetitive din procesul de inventariere și caută modalități de a le automatiza. De exemplu, poți utiliza scanere de coduri de bare pentru a reduce timpul necesar introducerii datelor manual și pentru a minimiza erorile umane.
Folosește inventarul existent în avantajul tău
Înainte de a achiziționa noi articole, verifică întotdeauna inventarul existent. Poate că ai deja articole similare pe stoc sau poți reutiliza echipamentele disponibile pentru a economisi bani și spațiu de depozitare.
Fii proactiv în gestionarea pierderilor
Pierderile și furturile pot avea un impact semnificativ asupra afacerii sau a finanțelor personale. Fii proactiv în prevenirea acestora, implementând măsuri de securitate adecvate și monitorizând constant stocul pentru a identifica eventualele discrepanțe.
Ține cont de aceste sfaturi și vei vedea că inventarul va fi floare la ureche.
Nu lăsa inventarul să-ți dea bătăi de cap! Cu puțină planificare și determinare, poți transforma acest proces într-o sarcină ușoară și eficientă.
Start inventarierea și vei vedea rezultatele în timp record!
